Rahmenordnung für die Benutzung von Pfarrarchiven

1. Der Benutzer/Die Benutzerin des Archivs der Erzdiözese Salzburg hat seine/ihre Identität nachzuweisen und die Bestimmungen der Archiv-Ordnung durch Unterschrift als verbindlich anzuerkennen.

2. Der Benutzer hat seine Forschungsziele dem Diözesanarchivar möglichst genau bekanntzugeben; der Archivar kann nur beraten, die Bearbeitung der Archivalien hat der Benutzer selbst zu leisten. Die not wendigen Vorkenntnisse (Schriftkunde, Sprache) werden vorausgesetzt.

3. Die Möglichkeit zur Einsichtnahme in die Bestände ist ausnahmslos im Lesesaal unter Aufsicht eines Bediensteten gegeben. Ein Betreten der Speicherräume ist nicht gestattet. Entlehnungen von Archivalien an Privatpersonen sind ausgeschlossen. Entlehnungen an andere Archive, sonstige wissenschaftliche Einrichtungen, Museen oder für Ausstellungen sind in besonderen Fällen möglich, wenn der Entlehner vertraglich gewährleistet, dass die Archivalien sicher und sachgerecht verwahrt und unversehrt zurückgestellt werden. Die Archivalien sind vom Entlehner nach Maßgabe des Leihvertrages zu versichern. Überdies trägt der Entlehner die Kosten einer vorherigen Sicherungsverfilmung.

4. Es werden nur geordnete und nicht schadhafte Archivalienbestände ausgegeben, die nicht unter die Archivsperre (= 50 Jahre nach Aktenschluss bzw. bei Personalia 50 Jahre nach dem Tod) oder unter sonstige Schutzbestimmungen fallen. Sondergenehmigungen sind in begründeten Fällen möglich. Der Antrag hierzu ist bei der Leitung des Archivs schriftlich einzubringen (gem. den „Grundsätzen zur Nutzung gesperrten kirchlichen Schrift- und Dokumentationsgutes aufgrund von Sondergenehmigungen“, Pkt. 3).

5. Der Benutzer verpflichtet sich, die vorgelegten Archivalien mit größter Schonung zu behandeln, in der vorhandenen Ordnung zu belassen und bei Rückgabe wieder ordnungsgemäß in die beschrifteten Schachteln bzw. Mappen einzureihen. Es ist streng untersagt, Vermerke etc. anzubringen, Archivalien als Schreibunterlage zu benutzen und geöffnete Archivalien oder Bücher aufeinanderzulegen.

6. Die Anfertigung von Fotokopien ist nur mit Genehmigung in beschränktem Ausmaß möglich, sofern der Erhaltungszustand der Archivalien dies zulässt (Kopierkosten Format DIN A 4 EUR 0,25; DIN A 3 EUR 0,50; Readerprinter-Kopie EUR 0,70; näheres in der „Gebührenordnung für das Archiv der Erzdiözese Salzburg“). Fotokopien von Urkunden und Akten mit Siegel abdrücken sowie aus gebundenen Handschriften sind ausnahmslos verboten; dies gilt auch für Archivalien, die nur mit Sondergenehmigung benutzt werden dürfen. Bei gebundenen Handschriften besteht die Möglichkeit, die Anfertigung von Mikrofilmaufnahmen in Auftrag zu geben. Ein Anspruch darauf besteht nicht.

7. Die Ausgabe der Archivalien erfolgt zu den festgesetzten Aushebezeiten; die Anzahl der gleichzeitig auszugebenden Einheiten ist beschränkt. Der Einsatz von elektronischen Datenerfassungsgeräten im Lesesaal ist nach Vereinbarung möglich. Beim Verlassen des Lesesaales hat der Benutzer den Abbruch seiner Arbeit bekanntzugeben. Unterbricht der Benutzer Unterbricht der Benutzer die Arbeit, so hat er dies mit Angabe einer Reservierungsfrist mitzuteilen.

8. Bei Veröffentlichungen ist jeder Benutzer verpflichtet, die aus den Beständen des Archivs verwendeten Archivalien zu zitieren („AT-AES, Bestand, Signatur“). Editionen und Reproduktionen von Archivgut sind genehmigungspflichtig. Bei Veröffentlichung oder Vervielfältigung von Forschungsergebnissen, die aus Beständen des Archivs gewonnen werden, ist dem Diözesanarchiv unaufgefordert und kostenlos ein Belegexemplar zu übermitteln. Dies gilt auch für ungedruckte Diplomarbeiten und Dissertationen.

9. Der Benutzer verpflichtet sich, die einschlägigen Bestimmungen des Personenstandsgesetzes (BGBl 60/1987), Datenschutzgesetzes und Urheberrechtes zu beachten, und erklärt mit seiner Unterschrift, bei der Publikation von Forschungsergebnissen, die auf den zur Einsicht vorgelegten Materialien basieren, keine geschützten personenbezogenen Daten zu veröffentlichen. Zuwiderhandlungen hat der/die Benutzer/in selbst zu vertreten.

10. Verstöße gegen die Benutzungsordnung können die sofortige Ausschließung von der weiteren Benutzung zur Folge haben.

Mit dieser Regelung tritt die Verordnung Nr. 134 aus dem Jahr 1978 außer Kraft.


3. Grundsätze zur Nutzung gesperrten kirchlichen Schrift- und Dokumentationsguts aufgrund von Sondergenehmigungen


Jüngere kirchengeschichtliche oder profangeschichtliche Forschungen mit kirchlichen Bezügen liegen auch im Interesse der Kirche. Deshalb bedürfen qualifizierte Forschungen in einzelnen Fällen der Nutzung gesperrten kirchlichen Schrift- und Dokumentationsgutes. Dabei ist allerdings stets zu bedenken, dass die Benutzung jüngerer Akten hinsichtlich des Schutzes der berechtigten Interessen und der Persönlichkeitsrechte betroffener Personen, der Wahrung kirchlicher Belange etc. besondere Probleme aufwirft.
Grundsätzlich können Sondergenehmigungen zur Nutzung von Archivgut in kirchlichen Archiven, das noch einer Sperrfrist unterliegt (vgl. Archivordnung § 8), nur unter Wahrung der einschlägigen staatlichen Gesetze und kirchlichen Verordnungen erteilt werden.

Für die Benutzung noch gesperrter Akten im Rahmen wissenschaftlicher Forschung regelt die Archivordnung im § 9 (siehe oben) die Möglichkeit der Erteilung von Sondergenehmigungen.

Durch diese Grundsätze soll ein Ausgleich zwischen den Anliegen der Forschung einerseits und den Interessen von Archiveigentümern und Betroffenen andererseits erreicht werden. Damit diesem Anspruch in der Praxis entsprochen werden kann, sind bezüglich der Sicherung und Nutzung gesperrten kirchlichen Schrift- und Dokumentationsgutes folgende Gesichtspunkte zu beachten:

1. Die Regelung bezüglich der Sondergenehmigung bezieht sich grundsätzlich nur auf solches Schrift- und Dokumentationsgut, das sich bereits im Archiv befindet und archivarisch bearbeitet sowie benutzbar ist.

Registraturgut sowie unverzeichnete bzw. ungeordnete Akten können für die Forschung grundsätzlich nicht freigegeben werden. Ausnahmen sind nur für solche Forschungen möglich, die im Auftrag des Archiveigners bzw. mit einer gleichwertigen Einverständniserklärung des Ordinarius erfolgen. Für die Erteilung der entsprechenden Genehmigung ist das in § 9 Abs. 2 und 3 vorgesehene Verfahren anzuwenden. Die Nutzung von Registraturgut sollte ausschließlich im Archiv und unter Aufsicht erfolgen. Wird die Genehmigung zur Nutzung der o. g. Aktenbestände im Einzelfall gewährt, stellt dies kein Präjudiz für gleiche oder ähnliche Nutzungsanträge anderer Wissenschafter dar.

2. Die Erteilung von Sondergenehmigungen wird umso schwieriger, je weiter das Thema gefasst ist bzw. je größer der Gegenwartsbezug ist. Probleme ergeben sich u. a. auch dann, wenn die einschlägigen Materialien nicht als separate Aktengruppe, sondern mit anderen - gegebenenfalls sogar gesperrten - Materialien vermischt vorliegen.  Diese Schwierigkeiten sollten bereits bei der Formulierung des Forschungsthemas bei wissenschaftlichen Arbeiten  bedacht und gegebenenfalls vorab mit dem Diözesanarchivar/der Diözesanarchivarin erörtert werden.

3. Auch bei sorgfältiger Prüfung des Antrages und Begleitung des Forschungsvorhabens durch das Archiv der Erzdiözese kann bei der Nutzung gesperrten Schrift- und Dokumentationsgutes nicht ausgeschlossen werden, dass Archivgut eingesehen wird, das seiner Natur nach nicht für die Öffentlichkeit bestimmt ist. Diese Problematik sollte mit dem Forscher vorab erörtert werden. Über die Erklärung zur Beachtung der berechtigten Interessen und des Personenschutzes Dritter (so genannte „Verpflichtungserklärung" bzw. Anonymisierung) hinaus muss er die Selbstverpflichtung eingehen, über derartiges Archivgut Stillschweigen zu bewahren.

4. In vielen Fällen wird jedoch trotzdem eine vorherige Durchsicht der Bestände durch den Archivar bzw. Pfarrer erforderlich sein, gegen die seitens des Benutzers keine Einwände erhoben werden können. In diesem Zusammenhang ist auch stets zu prüfen, ob nicht eine mündliche oder schriftliche Auskunft über den Sachverhalt genügt.


4. Gebührenordnung für das Archiv der Erzdiözese Salzburg


1. Allgemeines
Die persönliche Benutzung von Archivalien im Archiv der Erzdiözese Salzburg ist grundsätzlich gebührenfrei. Die Benutzung von Matriken (Kirchliche Matriken, Altmatriken) ist gesondert geregelt. Für den Einsatz von elektronischen Datenerfassungsgeräten (Notebooks) durch den Benutzer wird bis auf weiteres keine Betriebskostenpauschale in Rechnung gestellt.

2. Schriftliche und mündliche Anfragen

Die Beantwortung nichtamtlicher schriftlicher oder mündlicher Anfragen erfolgt nach Maßgabe der personellen und technischen Möglichkeiten des Archivs. Dafür können Gebühren verrechnet werden. Der Anfragesteller wird in diesem Fall vor Durchführung der Recherche über die voraussichtlichen Kosten der Nachforschungen informiert. Als Berechnungsgrundlage gilt ein Satz von derzeit € 70,- Stunde. Diese Gebühren werden unabhängig vom Erfolg der Nachforschungen fällig. Die Durchführung der Nachforschungen kann von einer Vorauszahlung der voraussichtlichen Gebühren und Auslagen abhängig gemacht werden.

Das Archiv kann dem Anfragesteller zusätzlich alle anfallenden Auslagen (z. B. Postgebühren, Bankspesen, Versicherungsauslagen) in Rechnung stellen.

3. Fotokopien

Auf Antrag des Benutzers können von Archivalien, sofern es deren Erhaltungszustand zulässt und die Besorgung der anderen Aufgaben des Archivs es erlaubt, durch das Archivpersonal Fotokopien in beschränktem Ausmaß angefertigt werden (s. II.1.6.). Die Preise für Fotokopien setzen sich aus den Selbstkosten des Archivs sowie aus der Entschädigung für den erforderlichen Manipulationsaufwand zusammen. Dies gilt auch für die Anfertigung von Readerprinter-Kopien von Archivmikrofilmen. Im Einzelnen gelten derzeit folgende Preise:


Kostensätze für die Anfertigung von Kopien, Digitalbildern und Filmaufnahmen
(nach der Gebührenordnung für das Archiv der Erzdiözese Salzburg [Konsistorialarchiv],
VBl. 81, 1998, S. 163-165, § 3, überarbeitet nach VBl. 3/2011, S. 32-33, Zl. 25)

 

 

    Preise in EUR 
 Gruppe 0
 
 Kopien
 
 
   Fotokopien Schwarzweiß DIN A 4  0,50
   Fotokopien Schwarzweiß DIN A 3  1,00
   Fotokopien Farbe DIN A 4  2,00
   Readerprinter-Kopien DIN A 4  1,50
   Readerprinter-Kopien DIN A 3  2,00

 

 

 Gruppe 1  Digitalbilder  
   Arbeitsscan/Druckvorlage  5,00
 

 Readerprinter-Scan (jepg) 
 Ausdruck Farbe DIN A 4

 1,50 
 2,00
 
   Ausdruck Farbe DIN A 3  4,00
   Ausdruck Farbe - größere Formate je m²  40,00
   Herstellung einer CD/DVD  3,60
   E-Mail-Versand  1,80
 Gruppe 2  Reproduktionsgebühren für Druckwerke  
   Gebühr für Vervielfältigungen von Farbabbildungen  58,00
 Gruppe 3  Reproduktionsgebühren für Verwendung von
 Vorlagen des Diözesanarchivs im Internet - Publikationsdauer
 
   1 Woche  20,00
   1 Monat  40,00
   6 Monate  80,00
   1 Jahr  120,00

 

 

 

 Gruppe 4  Entgelte für Fernseh- und Filmaufnahmen  
   Aufnahmen zu kommerziellen Zwecken (Spiel- und Werbefilme) je angefangene Stunde Dreharbeit  150,00
   Aufnahmen zu Dokumentationszwecken/kulturellen Zwecken je angefangene Stunde Dreharbeit  75,00
 Gruppe 5 Reproduktionsgebühren für Fernseh-, Film- und  Rundfunkaufnahmen      
   Gebühr für die Verwendung von Farbabbildungen  290,00
   Gebühr für die Verwendung von Tondokumenten  150,00
 Gruppe 6  Versandspesen  

 

 


4. Fotos
Das Anfertigen von Digitalfotos (Reproduktionen von Archivalien und Fotos aus dem Bildarchiv) durch den Benutzer ist nur mit Erlaubnis der Archivleitung und lediglich in Ausnahmefällen gestattet.

a) Reproduktionen von Archivalien
Bei Reproduktionen von Archivalien durch den Benutzer verbleibt das Verwertungsrecht beim Archiv.

b) Reproduktionen von Fotos aus dem Bildarchiv
Bei der Anfertigung und Veröffentlichung von Reproduktionen aus den Fotosammlungen des Archivs ist die Beachtung allfällig bestehender Schutzrechte nach Urheberrechtsgesetz durch Unterfertigung einer Verpflichtungserklärung (Fotorevers) zu bestätigen. 


5. Veröffentlichungen


Für Publikationen wird zusätzlich zu den Digitalisierungskosten eine Veröffentlichungsgebühr eingehoben. Bei wissenschaftlichen, heimatkundlichen oder volksbildnerischen Publikationen und bei Veröffentlichungen, die dem Interesse der Kirche dienen, kann von der Einhebung einer Veröffentlichungsgebühr abgesehen werden.

Für Veröffentlichungen von Abbildungen werden derzeit EUR 58,- berechnet. Diese Gebühren gelten jeweils nur für eine Auflage. Für jede weitere Auflage sind die Gebühren für die Nutzungsrechte neuerlich zu bezahlen. Für Veröffentlichungen von Abbildungen in elektronischen Medien werden derzeit EUR 290,- berechnet.


6. Transkriptionen und Übersetzungen

 

Für die Archivbenutzung wird vorausgesetzt, dass der Benutzer die Archivalien selbst lesen kann. Das Archivpersonal ist nicht verpflichtet, abgesehen von allgemeinen Hilfestellungen, dem Benutzer aus den Archivalien vorzulesen, zu übersetzen oder zu transkribieren. Werden Transkriptionen oder Übersetzungen vom Archiv selbst durchgeführt, so wird pro Stunde Zeitaufwand einer wissenschaftlichen Fachkraft derzeit ein Betrag von EUR 70,- in Rechnung gestellt. Ein Anspruch auf Anfertigung von Transkriptionen oder  Übersetzungen besteht nicht.


7. Gültigkeit

Diese Gebührenordnung ist bis auf Widerruf gültig.

Eine analoge Handhabung der Gebührenordnung gilt für die Pfarrarchive bzw. wird den überdiözesanen Einrichtungen empfohlen.

Öffnungszeiten des Archivs >>


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